Lista desplegable en Excel: validación de datos pro

Introducción

Una lista desplegable (Validación de datos) restringe lo que se puede escribir en una celda a un conjunto de valores.
Soluciona el problema de datos inconsistentes (“Norte”, “norte”, “NORTE”) que rompe informes y KPIs.

Sintaxis (si aplica)

La lista desplegable es una funcionalidad, pero si quieres que el origen sea dinámico, puedes apoyarte en una fórmula (por ejemplo, con DESREF y CONTARA) para definir un rango con tamaño variable.

=DESREF($H$2; 0; 0; CONTARA($H$2:$H$100); 1)

DESREF crea un rango desplazado con altura variable.
CONTARA cuenta elementos no vacíos para ajustar el tamaño.
Este patrón se usa normalmente como Nombre definido (Fórmulas > Administrador de nombres).

Ejemplo Real de Negocio

Caso: RRHH (estandarizar “Tipo de contrato”)

Objetivo: en la columna Tipo de contrato, permitir solo valores del catálogo corporativo.

Catálogo (hoja “Catálogos”):

Código	Tipo de contrato
C01	Indefinido
C02	Temporal
C03	Prácticas
C04	Autónomo

Hoja “Empleados” (columna a validar):

ID	Nombre	Tipo de contrato
E-001	Laura
E-002	Mario
E-003	Sara

Configuración recomendada:

Origen de la lista: Catálogos!$B$2:$B$5 (valores “Indefinido…Autónomo”).
Mensaje de error: “Selecciona un tipo de contrato válido”.

Resultado: se evita entrada libre y los informes por tipo no se rompen por variaciones.

Pasos de Implementación

Crea el catálogo en una columna (idealmente en otra hoja).
Selecciona las celdas destino (ej.: Empleados!C2:C1000).
Ve a Datos > Validación de datos.
En Permitir, elige Lista.
En Origen, selecciona el rango del catálogo (o un Nombre definido).
Activa el mensaje de error (para bloquear valores no válidos).

Errores Comunes / Tips Pro

Problema	Causa típica	Solución
No aparece “Validación de datos”	Hoja protegida o compartida	Desprotege o ajusta permisos antes de configurar
La lista no incluye nuevos valores	El origen es un rango fijo	Usa tabla (Ctrl+T) o un rango dinámico (DESREF/CONTARA)
Usuarios pegan valores inválidos	Pegado desde otras fuentes	Activa validación estricta y revisa con “Círculos de datos no válidos”
Lista con valores duplicados	Catálogo mal mantenido	Normaliza catálogo, elimina duplicados y aplica control de cambios

Preguntas Frecuentes

¿Se puede crear la lista desde valores escritos a mano?
Sí, en el origen puedes escribir valores separados por delimitador, pero es menos mantenible que un catálogo.

¿Cómo hago que la lista se actualice sola?
Usa una Tabla como catálogo o un Nombre definido con rango dinámico.

¿Puedo permitir solo valores válidos y bloquear el resto?
Sí: en Validación de datos, configura un mensaje de error y desactiva la opción de permitir entradas inválidas.